Hallinnointiperiaatteet

Tämä osio kuvaa Dovre Groupin hallinnointiperiaatteita. Täältä löydät tiedot yhtiön toimielimistä, palkitsemisjärjestelmästä, sisäpiirihallinnosta sekä yhtiön taloudellisista ohjausjärjestelmistä ja riskienhallinnasta.

Dovre Group-konsernin emoyhtiö, Dovre Group Oyj, on Suomessa rekisteröity ja Helsingissä kotipaikkaansa pitävä julkinen osakeyhtiö. Yhtiön päätöksenteossa ja hallinnoinnissa noudatetaan Suomen osakeyhtiölakia ja muuta listayhtiöitä koskevaa lainsäädäntöä ja säännöstöä, yhtiön yhtiöjärjestystä sekä Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n antamaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia. Hallinnointikoodi on kokonaisuudessaan nähtävissä Arvopaperimarkkinayhdistyksen Internet-sivuilla www.cgfinland.fi. Yhtiön tytäryhtiöissä sovelletaan paikallisia lakeja.

YHTIÖN HALLINNOINTIDOKUMENTIT

TOIMIELIMET

Yhtiökokous

Dovre Group Oyj:n ylintä päätösvaltaa käyttävät osakkeenomistajat yhtiökokouksessa. Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Hallitus voi tarvittaessa kutsua koolle ylimääräisen yhtiökokouksen käsittelemään tiettyä yhtiökokoukselle tehtyä ehdotusta.

Osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokoukselle kuuluva asia varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta hyvissä ajoin niin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Osakkeenomistajan pyyntö saada asia varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi tulee toimittaa Dovre Groupin hallitukselle perusteluineen tai päätösehdotuksineen yhtiön pääkonttoriin.

Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava osakkeenomistajille aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kaksikymmentäyksi (21) päivää ennen kokousta. Kutsu julkaistaan myös pörssitiedotteena ja Dovre Groupin internet-sivuilla. Hallitukseen ehdolla olevat henkilöt julkistetaan yhtiökokouskutsun yhteydessä tai kutsun julkaisemisen jälkeen muulla tavoin ennen yhtiökokousta, jos henkilö on antanut suostumuksensa valintaan ja häntä kannattavat osakkeenomistajat, joilla on vähintään 10 % yhtiön osakkeista. Yhtiö julkistaa myös hallituksen ehdotuksen yhtiön tilintarkastajaksi. Yhtiö pyrkii siihen, että hallituksen jäseneksi ensimmäistä kertaa ehdolla olevat henkilöt osallistuvat valinnasta päättävään yhtiökokoukseen, jossa heidät voidaan esitellä osakkeenomistajille.

Hallitus

Kokoonpano ja toimikausi

Tehtävät

Palkitsemisjärjestelmä

Hallituksen palkkiot ja muut etuisuudet

Hallituksen jäsenille maksetut palkkiot 2023:

Toimitusjohtajan palkitsemisesta päättää hallitus. Toimitusjohtajan toimisuhteen ehdot perustuvat hallituksen hyväksymään kirjalliseen sopimukseen.

Konsernin nykyisen toimitusjohtajan, Arve Jensenin, kompensaatio koostuu 2 361 000 Norjan kruunun (n. 207 tuhatta euroa) vuosipalkasta (sisältäen loma-ajan palkan ja auto- ja matkapuhelinedun), sekä hallituksen päättämästä tulospalkkiosta. Toimitusjohtajalla on samat eläke- ja henkilövakuutukset kuin muilla yhtiön työntekijöillä Norjassa. Toimitusjohtajasopimus ei sisällä määräyksiä eläkeiästä. Toimitusjohtajasopimuksen irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta molemmin puolin. Toimitusjohtajasopimus ei sisällä erillistä erokorvausta, jos yhtiö päättää irtisanoa sopimuksen toimitusjohtajan kanssa.

Toimitusjohtajan tulospalkkio koostuu yhtiön tai sen osien kannattavuuteen sidotuista tai yhtiön rakennejärjestelyjen menestykselliseen loppuun suorittamiseen liittyvistä tavoitteista, jotka hyväksytään kerran vuodessa. Ohjelman lyhyen aikavälin tulospalkkio maksetaan rahana ja se perustuu vuosittain asetettaviin tavoitteisiin. Pitkän aikavälin osa on täysin osakeperusteinen maksutapahtuma tai se voidaan maksaa käteisellä hallituksen päätöksellä. Tavoitteet määritellään vuosittain.

Vuonna 2023 toimitusjohtaja Arve Jensenin kokonaiskompensaatio oli 288 tuhatta euroa. Lukuun sisältyy vuoden 2022 lyhyen ja pitkän aikavälin kannustepalkkioita yhteensä 82 tuhatta euroa.

Konsernin johtoryhmä (Group Executive Team)

Konsernin johtoryhmän jäsenten palkitseminen muodostuu kokonaispalkasta tai palkkiosta (sisältäen rahapalkan ja tavanomaiset luontoisedut kuten autoedun ja matkapuhelinedun) sekä pitkän ja lyhyen aikavälin kannustimista, joista päättää yhtiön hallitus. Lyhyen aikavälin kannustimen muodostaa vuosittainen tulospalkkio (bonus), josta päättää yhtiön hallitus. Pitkän aikavälin kannustimina toimivat osakeperusteiset suoritukseen perustuvat kannustinohjelmat, joiden piiriin kuuluvat konsernin johtoryhmän jäsenet talousjohtajaa lukuun ottamatta. Pitkän aikavälin kannustinohjelmista päättää hallitus. Dovre Group ei ole ottanut ylimmän johdon jäsenille lisäeläkevakuutuksia.

Hallitus vahvistaa vuosittain ehdot ja palkitsemiskriteerit, joiden perusteella konsernin johtoryhmän tulospalkkiot maksetaan. Mahdollinen tulospalkkio perustuu asetettujen taloudellisten tavoitteiden, kuten liiketuloksen, sekä liikevaihtoon ja muiden siihen vaikuttavien tavoitteiden saavuttamiseen joko Dovre Group -konsernin ja/tai kyseisen liiketoimintayksikön tasolla. Näiden lisäksi konsernin johtoryhmän jäsenillä voi olla henkilökohtaisia tai tiimitavoitteita.

Vuonna 2023 konsernin johtoryhmän jäsenten palkat, palkkiot ja luontoisedut, toimitusjohtaja Arve Jensen pois lukien, olivat yhteensä 430 tuhatta euroa. Lukuun sisältyy lyhyen aikavälin kannustepalkkioita yhteensä 71 tuhatta euroa.

Avainhenkilöiden pitkän aikavälin kannustinjärjestelmät (optio-ohjelmat)

Vuoden 2023 lopussa yhtiöllä ei ollut yhtään optio-ohjelmaa.

Yhtiön hallituksella on 4.4.2024 pidetyn varsinaisen yhtiökokouksen myöntämä valtuutus päättää osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta. Valtuutus on voimassa 30.6.2025 saakka. Hallitus voi yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti käyttää valtuutusta muun muassa yhtiön kannustinjärjestelmiin. Hallitus voi valtuutuksen nojalla antaa enintään 10 100 000 osaketta ja käyttää valtuutusta yhdessä tai useammassa erässä.

Tilintarkastajat

Yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka tulee olla tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastajien toimikausi päättyy vaalia ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallituksen ehdotus tilintarkastajaksi ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa.

Tilintarkastuksen pääasiallisena tehtävänä on todentaa, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot Dovre Group-konsernin tuloksesta ja taloudellisesta asemasta tilikaudelta. Sen lisäksi tilintarkastajat raportoivat hallitukselle hallinnon ja toimintojen juoksevasta tarkastuksesta. Varsinainen yhtiökokous valitsi 4.4.2024 tilintarkastajaksi BDO Oy:n, päävastuullisena tilintarkastajana KHT Henrik Juth.

SISÄPIIRIHALLINTO

Dovre Group (”Yhtiö”) noudattaa sovellettavan lainsäädännön sekä Finanssivalvonnan ja Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjeistuksia.

Sisäpiiriluetteloon kuuluvat asemansa puolesta Dovre Groupin johtotehtävissä toimivat henkilöt (Yhtiön hallituksen jäsenet, Yhtiön toimitusjohtaja, Yhtiön johtoryhmän jäsenet ja sekä tytäryhtiö Suvic Oy:n hallitus ja toimitusjohtaja) ja tietyt muut Dovre Groupin tiedollisessa ytimessä toimivat henkilöt, joilla on suorittamiensa tehtävien perusteella parempi tietämys Yhtiöstä kuin markkinoilla yleisesti. Näitä henkilöitä ovat tyypillisesti osavuosikatsausta tai vuositilinpäätöstä valmistelevat, Yhtiön taloudesta, taloudellisesta raportoinnista tai viestinnästä vastaavat henkilöt tai henkilöt, joilla on pääsy tällaisiin tietoihin, samoin kuin eräät muut Yhtiön johtavissa tehtävissä toimivat henkilöt.

Yhtiö pitää hanke- tai tapahtumakohtaista sisäpiiriluetteloa kaikista henkilöistä, joilla on pääsy sisäpiiritietoon ja jotka työskentelevät yhtiölle työsopimuksen perusteella tai muutoin suorittavat tehtäviä, joiden kautta heillä on pääsy sisäpiiritietoon. Hanke- tai tapahtumakohtaiseksi sisäpiiriläiseksi katsotaan henkilöt, jotka osallistuvat sisäpiiritietoja käsittelevien hankkeiden tai tapahtumien kuten esimerkiksi yritysjärjestelyjen suunnitteluun ja valmisteluun. Hankekohtainen sisäpiiriläinen ei saa käydä kauppaa tai toteuttaa muita liiketoimia yhtiön rahoitusvälineillä hankkeen aikana.

Voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti Dovre Groupin johtotehtävissä toimivat henkilöt sekä heidän lähipiirinsä on ilmoitettava yhtiölle ja Finanssivalvonnalle kaikki Yhtiön rahoitusvälineisiin liittyvät liiketoimet. Liiketoimien ilmoitusvelvollisuus alkaa kuitenkin vasta, kun liiketoimien kokonaismäärä on saavuttanut 5 000 euron alarajan kalenterivuoden aikana. Dovre Group julkistaa kaikki kyseiset liiketoimet pörssitiedotteella kolmen (3) työpäivän kuluessa liiketoimesta. Kyseiset pörssitiedotteet säilytetään yhtiön verkkosivuilla vähintään viisi (5) vuotta ja löytyvät Materiaaliarkistosta Tiedotteet ja tapahtumat –sivulta sekä alla olevasta taulukosta linkin ”Kaupankäynti” takaa. Tämän lisäksi alla oleva taulukko esittää yhteenvedon johdon ja lähipiirin omistuksista myös niiltä osin, mitä yhtiön tiedossa on 5 000 euron alarajan alittavista omistuksista.

Dovre Groupin johtotehtävissä toimivat henkilöt eivät saa käydä kauppaa yhtiön arvopapereilla 30 päivän aikana ennen puolivuosikatsauksen, tilinpäätöksen ja kolmen ja yhdeksän kuukauden neljännesvuosittaisen liiketoimintakatsauksen julkistamista (ns. suljettu ajanjakso). Kaupankäyntirajoitus koskee Yhtiön johtohenkilöiden lisäksi myös Yhtiön taloudellisten raporttien valmisteluun, laatimiseen ja julkistamiseen osallistuvia henkilöitä.

OHJAUSJÄRJESTELMÄT JA RISKIENHALLINTA

Sisäinen tarkastus

Yhtiössä ei ole erillistä sisäistä tarkastusorganisaatiota, koska yhtiön koko huomioiden sitä ei ole katsottu tarpeelliseksi. Yhtiön johtoryhmä arvioi ja varmistaa konsernin sisäisen valvonnan riittävyyttä ja tehokkuutta sekä tukee hallitusta sen valvontavelvollisuuden hoitamisessa.

Riskienhallinta ja arviointi

Konsernin riskienhallintatoimintaa ohjaavat lain vaatimukset, omistajien liiketoiminnalle asettamat tavoitteet sekä asiakkaiden, henkilöstön ja muiden tärkeiden sidosryhmien odotukset. Riskienhallinnan tavoitteena on tiedostaa ja tunnistaa systemaattisesti ja kattavasti konsernin toimintaan liittyvät riskit sekä varmistaa, että riskejä hallitaan asianmukaisesti liiketoimintaan liittyviä päätöksiä tehtäessä.

Konsernin riskienhallinta tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista, ja sen tavoite on varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus. Dovre Group ottaa riskejä, jotka luontaisesti kuuluvat konsernin strategiaan ja tavoitteisiin. Konserni ei ole valmis ottamaan riskejä, jotka ovat toiminnan jatkuvuuden vaarantavia tai hallitsemattomia ja jotka voivat oleellisesti vahingoittaa toimintaa.

Dovre Groupin riskienhallintaprosessin mukaan yhtiön hallitukselle raportoidaan kerran vuodessa riskikartoituksen perusteella havaitut keskeisimmät riskit. Hallitus analysoi yhtiön riskit omistaja-arvon näkökulmasta.

Riskienhallintaprosessiin kuuluu vuosittainen taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien tunnistus ja analysointi. Lisäksi kaikki uudet riskit pyritään analysoimaan ja raportoimaan heti, kun ne on tunnistettu. Olennaisimmat taloudellisen raportoinnin luotettavuuden riskialueet liittyvät konsernin harjoittaman liiketoiminnan laajuus huomioiden liikevaihdon tuloutukseen, omaisuuserien arvostamiseen (sisältäen liikearvon testauksen) sekä verolaskentaan.

Taloudelliseen raportointiin liittyvä sisäinen valvonta

Dovre Groupin sisäisen valvonnan järjestelmän tavoitteena on tukea konsernin strategian toteuttamista ja varmistaa säännösten noudattaminen. Dovre Groupin sisäisen valvonnan viitekehyksenä toimii hallituksen hyväksymä Dovre Group Authorization Matrix, joka määrittelee konsernin johdon vastuut ja valtuudet. Ylin valvova elin on Dovre Groupin hallitus. Toimeenpanoa valvovat ensisijaisesti toimitusjohtaja ja talousjohtaja, jotka raportoivat hallitukselle.

Ylin vastuu kirjanpidosta ja varainhoidon valvonnasta kuuluu Dovre Groupin hallitukselle. Hallitus vastaa sisäisestä valvonnasta, ja toimitusjohtaja huolehtii valvonnan käytännön järjestämisestä ja sen toimivuuden seurannasta. Liiketoiminnan ohjaus ja valvonta tapahtuvat koko konsernin kattavan raportointi- ja ennustejärjestelmän avulla. Toimitusjohtaja ja talousjohtaja toimittavat hallituksen ja johtoryhmän kokouksiin kuukausittaisiin raportteihin perustuvan katsauksen konsernin taloudellisesta tilanteesta ja kehityksestä.

Taloudellisen raportoinnin tavoitteena on varmistaa, että tilinpäätökseen merkityt omaisuuserät ja velat kuuluvat yritykselle, kaikki yrityksen oikeudet ja velvoitteet käyvät ilmi tilinpäätöksestä, tilinpäätöksen erät on luokiteltu, esitetty sekä kuvattu oikein, omaisuuserät, velat, tuotot ja kulut on kirjattu tilinpäätökseen oikeansuuruisina, kaikki raportointikauden tapahtumat sisältyvät kirjanpitoon, kirjanpitoon merkityt tapahtumat ovat tosiasiallisia tapahtumia ja että omaisuuserät on turvattu.

Valvontatoiminnot

Taloudellisen raportoinnin oikeellisuus ja luotettavuus varmistetaan noudattamalla konsernin menettelyohjeita. Taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden varmistavia kontrolleja ovat esimerkiksi kirjanpidon transaktioihin liittyvät kontrollit, tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden valintaan ja niiden noudattamiseen liittyvät kontrollit, tietojärjestelmäkontrollit sekä väärinkäytöksiin liittyvät kontrollit.

Konsernin liikevaihdon tuloutus tapahtuu konsernin talousjohtajan valvonnassa. Liikevaihdon tuloutus perustuu vaadittujen myynti- ja toimitusasiakirjojen olemassaoloon.

Konsernin luottotappiovarauksen määrä tarkistetaan kuukausittain. Mahdolliset varaukset tehdään perustuen myyntisaamisten ikääntymisjakaumaan myyntiyhtiöittäin.

Vuosittainen arvonalentumistestaus liikearvolle suoritetaan vuodenvaihteessa. Testauspäivämäärä on tilikauden päättymisajankohta. Laskennassa käytetyt keskeiset muuttujat ovat liikevaihdon kasvu ja katetason ennakoitu muutos. Viitteitä arvonalentumisista seurataan säännönmukaisesti. Jos viitteitä arvonalentumisista on havaittavissa, suoritetaan ylimääräinen testaus.

Liiketoiminnan tuloksia ja vuositavoitteiden saavuttamista tarkastellaan kuukausittain konsernin johtoryhmän ja hallituksen kokouksissa. Johdon ja hallituksen kuukausiraportointi sisältää sekä toteuma- että ennustetiedot verrattuna budjettiin ja aikaisempien kausien toteumiin. Liiketoimintajohdon käyttöön tuotetuilla talousraporteilla seurataan kuukausittain mm. myynnin, kannattavuuden ja myyntisaamisten kehitykseen liittyviä avainlukuja.

Strategiansa mukaisesti Dovre Group voi täydentää orgaanista kasvuaan yritysostoilla. Yritysostohankkeita toteutettaessa noudatetaan huolellisuutta ja hyödynnetään yhtiön sisäistä osaamista sekä ulkopuolisia neuvonantajia suunnitteluvaiheessa (esimerkiksi due diligence), haltuunottovaiheessa sekä integroitaessa ostettuja toimintoja yhtiön muuhun toimintaan.